En este post vamos a explicar paso por paso en qué consiste y cómo se utiliza el módulo de gestión económica de Novanet Club.

Dentro de la pestaña de GESTIÓN ECONÓMICA vamos a poder realizar las siguientes gestiones:

CONFIGURACIÓN


0. Cuotas de federación:
Nos saldrán todas las cuotas federativas que tenemos en el club dependiendo del tipo de perfil de cada persona

1. Tipos de cuotas del club:
Aquí podremos consultar todas las cuotas del club que tenemos creadas.

2. Tipos de becas:
En este apartado podremos consultar todas las becas que tenemos creadas.

3. Tipo de operaciones:
Aquí podremos consultar todas las operaciones, tanto de cobro como de pago, que tengamos generadas en nuestro Novanet club

4. Mantenimiento de tipos de remesas:
Aquí podremos ver los tipos de remesas que tenemos creadas en nuestro Novanet club, y a qué tipo de personas y perfiles se las tenemos asignadas.

1. TIPOS DE CUOTAS DEL CLUB
Una vez dentro de este apartado además poder consultar todos los tipos de cuotas que tenemos creadas dentro de nuestro Novanet club, también podremos realizar varias gestiones, como editar cada una de las cuotas creadas, borrarlas si creemos que ya no son de utilidad, y podremos crear nuevas cuotas.

¿CÓMO CREAR UNA CUOTA NUEVA?
• Pinchamos en AÑADIR
• NOMBRE, Ponemos el nombre de cómo queremos llamar a esta cuota.
• ORDEN, Le asignamos el orden en el que queremos que nos salga en el listado de cuotas
• TEMPORADA, Seleccionamos la temporada en la que estamos y por defecto saldrá la temporada actual.
• CUOTA PRINCIPAL, en el caso que la cuota que vayamos a crear tenga varias subcuotas, debemos crearlas aquí: por ejemplo, si creamos la cuota de FÚTBOL, podremos crear subcuotas de JUGADORES, SOCIOS, etc..
En el caso de que nuestro club tenga varias secciones deportivas, se podrán crear cuotas para cada sección.
• A continuación asignamos el importe, y en qué fecha queremos realizar esa operación, puede ser una cuota mensual, trimestral, una sola cuota al año, etc, como el club tenga planteado.
• VISIBLE ON LINE, si marcamos esta opción como SI, los tutores legales, socios y demás personas mayores de edad, que posean su usuario y clave, podrán entrar a su apartado y verán qué tipo de cuotas tienen asignadas, en el caso de que seleccionemos NO, esta opción de consulta no será visible.
• TIPOS DE FICHEROS ASOCIADOS, seleccionaremos los ficheros que creemos se deben de pedir a la hora de asignar cada cuota.
Una vez completados estos pasos damos a GRABAR NUEVA CUOTA


¿CÓMO ASIGNAR ESTA CUOTA A UNA PERSONA Y PERFIL?
Por ejemplo, vamos a crear una cuota a la que vamos a llamar JUDO, una vez creada la cuota llamada JUDO, tenemos que crear un perfil llamado JUDO, al que poder relacionar este tipo de cuota. Vamos ahora, a TIPO DE PERFILES y damos en añadir: aquí completamos el nombre del perfil, el orden como queremos que salga: sexo, grupo de permisos al que tendrá acceso, impreso de solicitud que necesitamos, el tipo de cuota a aplicar a este perfil y los documentos necesarios para solicitar esta cuota. Una vez completado damos a GRABAR. A continuación vamos a la persona a la que queremos asignar esta cuota, una vez encontrada la persona pinchamos sobre NOMBRE Y APELLIDOS y en el apartado OTROS DATOS, le damos de alta otro tipo de perfil. En este caso el llamado JUDO, damos en ALTA NUEVO PERFIL y completamos la solicitud, en datos del perfil y en estado ponemos ACTIVO, en el caso de que este perfil necesitara de una autorización previa para darse de alta, pondríamos SOLICITUD DE INSCRIPCION, daríamos la opción necesaria, seleccionamos el tipo de perfil, en este caso CLASES DE JUDO, que es como lo habíamos nombrado, seleccionamos la cuota correspondiente a y damos a GRABAR. De esta manera ya tendríamos creada una nueva cuota y asignada a un tipo de perfil a un persona en concreto.

¿CÓMO CREAR UNA CUOTA DE ROPA DEPORTIVA?
La CUOTA DE ROPA DEPORTIVA ya viene creada por defecto, solo debemos editarla poniendo los importes, vencimientos y asignársela a los perfiles que corresponda.
• En el apartado de CUOTA DE ROPA DEPORTIVA, Pinchamos en EDITAR, ahí podemos modificar el nombre de cuota deportiva por otro que nosotros creamos conveniente para nuestra entidad, después nos iríamos al apartado de NUEVA CUOTA, y en este apartado pondríamos el nombre de la cuota deportiva que queremos crear, por ejemplo ROPA ADULTO, ROPA INFANTIL, ROPA DE PORTERO, como se crea conveniente en el club. Después, se fija el importe y la fecha de cuándo se quiere poner ese recibo al cobro.
• VISIBLE ON LINE, si marcamos esta opción como SI, los tutores legales, socios y demás personas mayores de edad, que posean su usuario y clave, podrán entrar a su apartado y verán qué tipo de cuotas tienen asignadas. En el caso de que seleccionemos NO, esta opción de consulta no será visible.
• TIPOS DE FICHEROS ASOCIADOS, seleccionaremos los ficheros que creamos se deben de pedir a la hora de asignar cada cuota.
Una vez finalizado le daremos a GRABAR y, en la parte de abajo de la pantalla nos saldrá la cuota nueva que hemos creado

¿CÓMO ASIGNAMOS ESTA CUOTA A UNA PERSONA Y PERFIL?
Vamos al buscador de personas y seleccionamos la persona a la que queremos asignarle este tipo de cuota. Pinchamos en el APELLIDOS, NOMBRE en la parte de abajo. En la siguiente pantalla pinchamos en EDITAR DATOS PERSONALES. En la siguiente pantalla, en la parte de abajo, en la pestaña de perfiles, damos al icono de EDITAR que está situado al final de la línea y en la pantalla que se abre, vamos a la parte de CUOTAS DE INSCRIPCION. Ahí pinchamos en CUOTA DE ROPA DEPORTIVA y seleccionamos el tipo de cuota que queremos asignar a esta persona. Una vez seleccionado damos a GRABAR. Para comprobar que hemos asignado bien la cuota a esta persona, vamos al buscador de personas y pinchamos sobre la persona en cuestión. Pinchamos sobre el nombre y apellidos en la siguiente pantalla en DATOS ECONOMICOS, y podremos comprobar que la cuota esta correctamente

2. TIPOS DE BECAS

En la pestaña de tipos de becas se podrán ver todas las becas que tenemos creadas dentro de nuestro Novanet club, con el porcentaje de beca asignado y el número de becas asignadas dentro de nuestro club.
Desde aquí podremos editar o borrar becas ya creadas, o también podremos crear una nueva.

En la pestaña de tipos de becas se podrán ver todas las becas que tenemos creadas dentro de nuestro Novanet club, con el porcentaje de beca asignado y el número de becas asignadas dentro de nuestro club.
Desde aquí podremos editar o borrar becas ya creadas, o también podremos crear una nueva.


¿CÓMO CREAR UNA BECA NUEVA?
• Pinchamos en añadir
• NOMBRE, le damos el nombre como queramos denominar a la beca
• ORDEN, Le asignamos el orden en el que queremos que nos salga en el listado de cuotas
• FECHA DE BAJA, si queremos que la beca tenga una fecha de vigencia, le damos la fecha que queramos.
• DESCRIPCIÓN, ponemos una descripción del tipo de beca
• VISIBLE ON LINE, si marcamos esta opción como SI, los tutores legales, socios y demás personas mayores de edad, que posean su usuario y clave, podrán entrar en su apartado y verán que tipo de beca tienen asignados. En el caso de que seleccionemos NO, esta opción de consulta no será visible.
• PORCENTAJE SOBRE LA CUOTA, aquí debemos poner el porcentaje de cuota que queremos asignar a la cuota original, o estándar.
• TIPOS DE FICHEROS ASOCIADOS, seleccionaremos los ficheros que creemos se deben de pedir a la hora de asignar cada cuota.
Una vez completados estos pasos daremos a GRABAR.

¿CÓMO ASIGNAMOS ESTA CUOTA A UNA PERSONA Y PERFIL?
Buscamos la persona a la que queremos asignarle la beca. En el apartado OTROS DATOS, pinchamos en el perfil que tiene asignado: se nos abre la pantalla de información del perfil de esta persona, pinchamos en SITUACION ECONOMICA y aquí podremos ver los tipos de cuotas asignadas y si tiene alguna otra asignada también. Como lo que se quiere es asignar una beca nueva, pinchamos en ALTA BECA, seleccionamos el tipo de beca, en este caso ESTUDIANTE, el botón de AÑADIR, es porque desde ahí, también se puede crear nuevas becas sin tener que salir de esta pantalla. En este caso sólo seleccionamos el tipo de beca, si queremos hacer alguna observación como club, y el estado en el que se encuentra esta solicitud de beca, es decir si ya ha finalizado, si está aceptada o, si por el contrario ha sido rechazada. En este caso pulsamos en aceptada. En FICHEROS ADJUNTOS, seleccionados los documentos entregados por parte de la persona solicitante de la beca y para finalizar le demos a GRABAR. Ahora si fuéramos a la ficha de la persona en concreto a la que le hemos asignado la beca, pincháramos en NOMBRE Y APELLIDOS y en DATOS ECONOMICOS, podríamos ver que esta persona tiene asignadas unas cuotas y concedida una beca de estudiante.

3. TIPOS DE OPERACIONES

En esta pantalla vamos a poder ver las operaciones de cobro y de pago asignadas a cada cuota, además de editarlas, eliminarlas y añadir nuevas operaciones de cobro, o de pago

¿CÓMO CREAR UNA NUEVA OPERACIÓN DE COBRO O PAGO?

• Pinchamos en AÑADIR
• NOMBRE, damos un nombre a la operación, por ejemplo CUOTA MATERIAL
• DESCRIPCIÓN, le ponemos una descripción a la operación.
• COBRO/PAGO, seleccionamos si es un cobro o un pago
• FECHA DE BAJA, si queremos que la operación tenga una fecha de vigencia, le damos la fecha que queremos.
• CUENTA CONTABLE, seleccionamos a que apartado asignamos este pago
• FORMA DE PAGO, seleccionamos como se va a realizar ese pago.
Una vez completado daremos a GRABAR.

¿CÓMO ASIGNAMOS ESTA OPERACIÓN A UNA PERSONA?
Buscamos la persona a la que queremos asignarle esta operación y pinchamos en NOMBRE Y APELLIDOS. En el apartado de otros datos, pinchamos en el TIPO DE PERFIL y ahí en SITUACION ECONOMICA. Una vez situados en esta pantalla pinchamos en ALTA OPERACIÓN, seleccionamos el tipo de operación. En CONCEPTO, le ponemos un nombre o concepto a la operación. IMPORTE, ponemos el importe que queramos asignar a esta operación. FORMA DE PAGO cómo queremos que nos realicen el pago de esta operación. ESTADO, ponemos el estado en el que se encuentra la operación. FECHA DE OPERACIÓN, es la fecha cuando queremos que se produzca el pago de esta operación, si queremos poner alguna observación lo hacemos y le daremos a GRABAR.
Ahora si fuéramos a la ficha de la persona en concreto, a la que le hemos asignado la operación, pincharíamos en NOMBRE Y APELLIDOS. Y, en DATOS ECONOMICOS, podríamos ver qué cuotas, becas y operaciones tiene pendientes esta persona.

4. TIPOS DE REMESAS

En esta pantalla podremos ver los tipos de remesas que tenemos creados en nuestro Novanet club, a qué perfiles tenemos asignadas estas remesas y el número de remesas bancarias que hay asignadas a cada tipo de remesa. Además, aquí podremos editar y borrar tipos de remesas, y también podremos añadir nuevos tipos.

¿CÓMO CREAR UN TIPO NUEVO DE REMESA?

• Pinchamos en AÑADIR
• NOMBRE, le damos un nombre al tipo de remesa, por ejemplo VETERANOS
• Una ABREVIATURA
• ORDEN, en el que saldrá en el listado de remesas
• FECHA DE BAJA, si queremos que la remesa tenga una fecha de vigencia, le damos la fecha que queremos.
• A continuación seleccionamos los perfiles a los que asignaremos este tipo de remesas.
• Y GRABAR.
Una vez dado de alta este tipo nuevo veremos cómo sale reflejado en la pantalla de tipos de remesas, y al asignarle un tipo de perfiles, automáticamente nos generará las remesas correspondientes a estos tipos de perfiles. Lo podemos comprobar si entramos en, GESTION ECONÓMICA, GESTION, REMESAS DE CUOTAS DE CLUB.

GESTIÓN


0. Esquema de gestión económica

1. Remesas cuotas del club:
Aquí podremos consultar todas las remesas que tenemos ya generadas en nuestro Novanet club, ya sean las que están aún pendientes de vencer, como las que ya están vencidas y gestionadas.

2. Remesas cuotas ropa deportiva:
Aquí podremos consultar solamente, las remesas correspondientes a las cuotas de ropa deportiva, en el caso de que ese pago se haga por el banco.

3. Gestión de operaciones:
Apartado donde podremos consultar todas las operaciones, ya sean de cobros o de pagos, que tengamos activas dentro de nuestro Novanet club

4. Gestión de becas:
En este apartado podremos consultar todos los tipos de becas que tenemos creadas en nuestro Novanet club, y el estado en el que se encuentran.

1.REMESAS DE CUOTAS DEL CLUB
Aquí podremos consultar todas las remesas que tenemos ya generadas en nuestro Novanet club, ya sean las que están con vencimiento cumplido o, las que están pendientes de vencer, y dentro de cada remesa cada uno de los recibos, el estado actual de cada remesa, si hay recibos pendientes de pago, devoluciones, recibos pendiente de domiciliación bancaria y demás información correspondiente a cada una de las remesas.

Además, desde esta pantalla podremos generar los archivos bancarios que enviaremos al banco con la información de la remesa. En este sentido, debemos de tener en cuenta que la relación directa con el banco es desde nuestro programa al banco, pero nunca desde el banco a nuestro programa, por lo que si tuviéramos alguna anomalía o devolución, el banco nos lo comunicaría por la vía que tengamos con la entidad y seremos nosotros los que tendremos que entrar de nuevo en nuestro Novanet club y modificar el recibo manualmente.

Si el banco nos comunica alguna devolución o algunos de los recibos debieran de ser modificados, pincharíamos en el aviso correspondiente y desde ahí modificaríamos lo que procediera. Si es una devolución podríamos modificar el recibo, sumando al importe inicial los gastos de devolución y la forma de pago del recibo, si queremos que nos lo pague al contado o si le giramos un recibo nuevo o, si el importe se lo queremos sumar al siguiente recibo.

Ejemplo:
El banco nos comunica que uno de los recibos enviados en la remesa no ha sido pagado. Lo primero que debemos hacer es ir a la remesa correspondiente a la fecha en la que gestionamos la misma, y buscamos el recibo pinchando en los recibos que estaban con domiciliación bancaria. Ahí nos saldrán todos los recibos que enviamos al banco para su cobro y buscamos el que nos ha comunicado el banco que ha sido devuelto. Pinchamos en el NÚMERO DE LA OPERACIÓN, se nos abrirá una pantalla donde le daremos a EDITAR y desde ahí, lo primero que debemos hacer es cambiar la situación del recibo a DEVUELTO POR EL BANCO. Luego gestionaremos el recibo nuevamente con la forma en la que el propietario quiera pagarlo. Una vez modificado le daremos a GRABAR.

2. GESTIÓN DE OPERACIONES
En esta pantalla vamos a poder ver las operaciones de cobro y de pago asignadas a cada cuota, además de editarlas, eliminarlas y añadir nuevas operaciones de cobro o de pago.

La información que contiene esta pantalla es la siguiente:
o OPERACIÓN: pulsando en el número de la operación vamos a poder editar el recibo.
o CONCEPTO, el tipo de operación que es
o PERSONA, la persona a la que está asignada esta operación.
o REMESA, información de la remesa, tipo y fecha de la misma
o IMPORTE: Saldrá el importe, forma de pago y en la situación que se encuentra dicha operación.
o ACCIONES, donde podremos editar la operación.

3. GESTIONES DE BECAS
En esta pantalla, podremos ver todas las becas que tenemos asignadas a cada persona.
La información que contiene esta pantalla es la siguiente:
o PERFIL: Corresponde al DNI o pasaporte, si pinchamos encima del número se nos abre una pantalla donde podremos editar los datos.
o APELLIDOS Y NOMBRE: La persona asignataria de esta beca
o TIPO DE BECA: Qué beca tiene asignada esta persona
o FECHA DE LA PETICIÓN: Fecha en la que se solicitó la beca
o FECHA DE RESOLUCIÓN: Fecha respuesta a la petición de esta beca
o ESTADO: si ha sido aceptada, rechazada o finalizada
o CÓDIGO DE BARRAS: si tiene código de barras asignada a la hora de crear a la persona en nuestro Novanet club
o ACCIONES: podremos editar o borrar la beca